Uno de los puntos fundamentales en una organización lean es que todo el mundo conozca la estrategia y los objetivos, sepa cómo su trabajo contribuye a lograrlos y se sienta implicado y motivado para hacerlo.

Un estilo de liderazgo muy directivo y controlador típicamente no ayuda a que los trabajadores se impliquen y estén motivados ya que no son conscientes del propósito de su trabajo ni sienten que tienen autonomía para conseguirlo.

Una herramienta muy útil es el catchball. No hemos encontrado una buena traducción al castellano para este juego de atrapar la pelota.

¿Qué es el catchball?

Catchball es una técnica para crear y mantener de forma colaborativa los objetivos, indicadores y tareas en los que debemos enfocarnos.

Beneficios de catchball para la empresa

1. Asegurar que los responsables de equipos están comprometidos con las ideas de los equipos que llevarán a cabo el trabajo.
2. Confirmar que las expectativas de todos los interesados son factibles.
3. Incrementar el sentido de propiedad y responsabilidad de los equipos de trabajo sobre las acciones que llevarán a cabo.
4. Asegurar que cualquier persona que debería opinar sobre los objetivos o las acciones lo hace.
5. Establecer un sistema mediante el cual cualquier persona puede proponer acciones para conseguir algún objetivo de negocio.

Fundamentos de un proceso de catchball

Para conseguir todos estos objetivos la idea es que haya un flujo de comunicación bidireccional entre los diferentes responsables de equipos y las personas en sus equipos en los que se discutan tanto la visión, cómo los objetivos, cómo las hipótesis sobre acciones concretas para conseguirlos.

Típicamente la información que fluye desde la dirección a los trabajadores es la estrategia de la compañía, los objetivos y las expectativas de los accionistas (para qué). Y la que fluye desde los trabajadores hacia la dirección son hipótesis y acciones de mejora para conseguir estos objetivos (qué y cómo). Pero la idea es que fluya cualquier tipo de información. Si algún directivo tiene ideas de cómo conseguir un objetivo nada le impide darlas. La diferencia con un sistema tradicional basado en dirección y control es que estas ideas serán interpretadas por los equipos cómo sugerencias y no cómo órdenes.

La comunicación la puede iniciar cualquier persona. Puede que la inicie la dirección con una comunicación de estrategia, objetivos y expectativas o puede que la inicie un miembro de un equipo con una hipótesis o una acción propuesta. Siguiendo la metáfora del catchball, la persona que inicia la comunicación “lanza la pelota” hacia la otra persona para que ésta le devuelva la pelota en forma de comentarios constructivos y contribuya a enriquecer la idea.

Iremos lanzando la pelota hasta que lleguemos a un entendimiento común de la situación actual, los objetivos que queremos alcanzar, las hipótesis sobre qué podría ayudarnos a alcanzarlos y las acciones que nos proponemos llevar a cabo. Hay varias formas de llevar a cabo este proceso, desde una reunión multitudinaria a formas totalmente distribuidas con la ayuda de herramientas electrónicas.

¿Cómo implemento catchball?

1. Definir la ambición de la empresa

Normalmente empezamos con una reunión del comité de dirección en la que los diferentes miembros del equipo llegamos a un acuerdo sobre cuáles deberían ser los retos en los que tenemos que centrarnos en el siguiente periodo (por ejemplo un trimestre). Para hacerlo, nos podemos basar en los resultados del trimestre anterior y en el estado de los indicadores de negocio.

2. Los equipos proponen cómo van a contribuir

El siguiente paso es comunicar estos retos a toda la compañía, por ejemplo en una reunión. A partir de esta comunicación cada equipo de trabajo puede tener una reunión de planificación donde decidan:

1. Sus objetivos como equipo (para qué hacemos lo que hacemos)
2. Los indicadores que usarán (cómo vamos)
3. Las tareas en las que van a trabajar (qué haremos para conseguirlo)

Puedes usar hoshinplan para plasmar esta propuesta de objetivos, indicadores y tareas.

3. Los equipos comentan, cuestionan y alinean

Una vez todos los equipos tienen  sus propuestas es necesario asegurarnos de que no haya dependencias que no hemos previsto, que los objetivos de dos equipos no sean contradictorios y que las propuestas de los diferentes equipos estén alineadas entre sí y especialmente con la ambición que hemos definido en el paso 1.

La mejor forma de hacerlo es publicar las propuestas de todos los equipos, por ejemplo en hoshinplan, pero puedes hacerlo también en cualquier herramienta que permita compartir y comentar.

Si la empresa no es demasiado grande, recomendamos dejar que todo el mundo participe en este proceso y tenga acceso y posibilidad de comentar todos los objetivos de todos los equipos. En compañías muy grandes probablemente se necesitarán más pasos, por ejemplo, a nivel de unidad de negocio o división.

4. Comunicar el acuerdo

Es muy importante que se cierre el paso anterior con un acuerdo. Después de escuchar el feedback de todos cada responsable de algún objetivo lo ajusta para incorporar todas las visiones (pueden ser de responsables o miembros de equipos con dependencias, de personas con una visión diferente, de los directivos que establecieron la ambición inicial, etc.)

Y más importante si cabe: publicar este resultado. Recordad que el propósito de este proceso es alinearnos, para hacerlo es importante que todo el mundo tenga acceso a estos acuerdos y pueda estar informado de qué hemos decidido hacer, para qué lo hacemos y cuál es el progreso en todo momento.

¿La mejor forma que se nos ha ocurrido para hacerlo?

Usa hoshinplan para crear tus objetivos, indicadores y tareas mediante catchball.